旅宿業新系統 — 功能流程總覽

內部確認用  /  2026-05-13

一、住客線上 Check-in 流程

flowchart TD A["訂房完成"]:::start --> B{"距入住 ≥ 7 天?"}:::decision B -->|"是"| C["寄送訂房確認信(不含 check-in 連結)"]:::step B -->|"否"| D["立即寄送確認信+check-in 連結"]:::step C --> E["入住前 7 天自動發送 check-in 邀請"]:::step E --> F["住客收到 check-in 連結"]:::step D --> F F --> G{"進入方式"}:::decision G -->|"點擊 Token 連結(自動帶入訂單)"| H["系統識別訂單"]:::step G -->|"手動輸入訂單編號+姓名+入住日期"| H H --> CI{"是否已完成 check-in?"}:::decision CI -->|"是"| M CI -->|"否"| H2["進入 check-in 頁面(系統同步讀取付款狀態)"]:::step H2 --> K{"付款狀態?"}:::decision K -->|"未付款"| K1["表單顯示:確認訂單 / 填寫資料 / 上傳證件 / 付款區塊"]:::step K -->|"已付款"| K2["表單顯示:確認訂單 / 填寫資料 / 上傳證件"]:::step K1 --> R["閱讀住宿須知(中英文)並勾選同意"]:::step K2 --> R R --> J["住客完成所有欄位並送出"]:::step J --> M["完成頁(每次進入自動執行模組確認:款項、資料等)"]:::result M -.->|"系統同步"| T["後台:進出紀錄追蹤"]:::backend M --> N["房門密碼於有效時間到時自動顯示(多房訂單依各房間分別列出)"]:::result N --> O["住客至現場找到對應密碼盒取得電子房卡"]:::result M -.->|"完成頁提供"| P["聯繫客服:LINE / 電話 / WhatsApp"]:::info classDef start fill:#DBEAFE,stroke:#93C5FD,color:#1e3a5f,font-weight:600 classDef decision fill:#FEF9C3,stroke:#FDE047,color:#713f12 classDef step fill:#F5F5F4,stroke:#D6D3D1,color:#1C1917 classDef result fill:#DCFCE7,stroke:#86EFAC,color:#14532d,font-weight:600 classDef info fill:#FEF3C7,stroke:#FCD34D,color:#78350F classDef backend fill:#EDE9FE,stroke:#A78BFA,color:#4C1D95
起始點
判斷節點
操作步驟
最終結果
附加資訊(完成頁)
後台系統動作

※ 此流程圖供內部確認使用,確認無誤後進入合約簽署流程。
※ 房門密碼設計:大門密碼於 check-in 完成後立即顯示;房門密碼在有效時間(實際入住時間)到達時才顯示,避免提前洩漏。
※ 住宿須知提供中英文版本,住客需勾選同意後才可送出表單。
※ 聯繫客服(LINE 官方帳號、電話、WhatsApp)除完成頁外,亦貫穿整個 check-in 流程頁尾,住客隨時可見。
※ 完成頁採模組化設計:每次進入頁面自動執行確認(款項、資料等),有未付款項則顯示付款按鈕,全部完成才顯示房門密碼。


二、管理者後台功能架構

graph LR ROOT["管理者後台"]:::root ROOT --> A["館別設定"]:::module ROOT --> B["訂單管理"]:::module ROOT --> C["權限管理"]:::module ROOT --> D["門禁管理"]:::module A --> A1["設定訂房連結及客服聯絡資訊"]:::feature A --> A2["設定各館別房間名稱及鑰匙盒密碼"]:::feature A --> A3["設定入住須知內容"]:::feature A --> A4["Email 通知內容設定"]:::feature B --> B1["查詢(每日收支 / 訂單號碼 / 退房日期)"]:::feature B --> B2["隨機抽查住客證件"]:::feature B --> B3["匯出日期區間住客清單"]:::feature B --> B4["手動更改訂單金額並開立發票(非系統自動)"]:::feature C --> C1["新增不同館別管理員"]:::feature D --> D1["設定門鎖提前生效 / 延後失效時間"]:::feature D --> D2["管理員密碼(增 / 改 / 刪)"]:::feature D --> D3["時效性密碼(增 / 改 / 刪)"]:::feature classDef root fill:#1e3a5f,stroke:#1e3a5f,color:#fff,font-weight:700 classDef module fill:#DBEAFE,stroke:#93C5FD,color:#1e3a5f,font-weight:600 classDef feature fill:#F5F5F4,stroke:#D6D3D1,color:#1C1917
系統根節點
功能模組
功能項目